Los datos de salud de tus clientes: qué te toca a ti
No es un tema para el final del proceso de compra. Es de las pocas cosas de este oficio que pueden costarte dinero de verdad.
Equipo Kunto
Kunto
Un peso, un porcentaje de grasa, una lesión previa, una medicación, una alergia alimentaria o un cuestionario de aptitud física son datos de salud. Eso los pone en una categoría con reglas propias, y es una de las pocas cosas de este oficio que puede costar dinero de verdad si se lleva mal.
Este artículo no es asesoramiento jurídico y no sustituye a una consulta. Lo que sí hace es dejarte las preguntas ordenadas, para que esa consulta dure veinte minutos en vez de dos horas.
El reparto que casi nadie tiene claro
Cuando usas una plataforma para llevar a tus clientes, hay dos papeles y no son intercambiables:
- TÚ decides qué datos pides, para qué y durante cuánto tiempo los guardas. Eres tú quien responde ante tu cliente.
- LA HERRAMIENTA los trata por cuenta tuya: los guarda, los procesa y te los enseña, siguiendo tus instrucciones.
Eso se documenta en un contrato entre las dos partes. Si tu plataforma no tiene uno firmado contigo, no es que le falte un papel: es que el reparto no está escrito en ninguna parte, y el que responde eres tú.
Las cinco preguntas que hay que hacerle a la herramienta
- ¿Dónde se guardan los datos y quién de vuestro equipo puede acceder a ellos?
- ¿Hay contrato de encargado del tratamiento y me lo podéis mandar ahora?
- Si usáis inteligencia artificial sobre estos datos, ¿qué se manda exactamente, a quién y quién ha dado permiso?
- ¿Cómo borro a un cliente de verdad cuando me lo pide, y en cuánto tiempo?
- ¿Cómo le doy a un cliente una copia de todo lo suyo si me la pide?
La cuarta y la quinta se prueban en la demo, no se preguntan: pide que te lo enseñen. Si la respuesta es «escríbenos un correo», eso es lo que te va a tocar hacer el día que alguien lo pida con un plazo encima.
Lo que te toca a ti, y es más simple de lo que parece
Pedir solo lo que vas a usar
Un cuestionario de alta con veinte campos «por si acaso» es más riesgo sin más valor. Si no vas a hacer nada distinto según la respuesta, la pregunta sobra — y esa es también la regla que hace que la gente conteste el formulario entero.
Decir para qué son
Una frase al pie del cuestionario: para qué los usas, cuánto los guardas y a quién se los cedes (la herramienta, y nadie más). No hace falta un documento de tres páginas; hace falta que exista y que sea cierto.
Guardarlos donde estén bien guardados
Un historial de lesiones en una hoja de cálculo en tu escritorio, o los PAR-Q en el hilo de WhatsApp, son el escenario que hay que evitar — no por la norma, sino porque un móvil perdido convierte eso en un problema que no se puede deshacer.
Borrar cuando te lo piden
Y saber cómo antes de que te lo pidan. Es lo que separa una respuesta de dos días de una de tres semanas y una disculpa.
El PAR-Q, que es lo único que además te protege a ti
El cuestionario de aptitud física es dato de salud como el resto, pero tiene una diferencia: es el único que existe para cubrirte. Un «sí» en una de sus preguntas te dice que hay que derivar a consulta médica antes de prescribir esfuerzo, y haberlo preguntado —y guardado— es la prueba de que actuaste como debías.
Por eso una respuesta a un PAR-Q no se edita ni se reescribe después. Un rastro que se puede modificar no acredita nada, y ahí está justamente su valor.
¿Puedo guardar las fotos de progreso de mis clientes?
Sí, con su permiso y para lo que se las pediste. Lo que necesita permiso APARTE y explícito es usarlas en redes o en tu web: una cosa es que te las manden para seguir su evolución y otra que aparezcan en tu Instagram. Y ese permiso conviene tenerlo por escrito, no de palabra.
¿Cuánto tiempo debo guardar el historial de un cliente que se fue?
El tiempo que puedas justificar, y no «para siempre por si vuelve». Un plazo razonable, escrito y que la herramienta pueda cumplir vale más que la mejor de las intenciones. Lo importante es que sea una decisión y no un olvido.
¿Necesito consentimiento para usar IA sobre los datos de mis clientes?
Si esos datos son de salud, sí, y es tuya la obligación de tenerlo: la herramienta trata los datos por cuenta tuya, pero quien tiene la relación con el cliente eres tú. Lo práctico es pedirlo en el alta, junto al resto de permisos, en vez de tener que volver a cada cliente cuando quieras usar una función nueva.
Los datos de salud son uno de los diez puntos que deciden si una plataforma te va a servir. Los otros nueve —cobros, agenda, export, marca y qué pasa cuando creces— están en qué mirar antes de pagar un año de software.
PAR-Q incluido y respuestas inmutables
Cuestionario de alta automático, respuestas que no se reescriben y borrado real de un cliente cuando lo pide.
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