Cambiar de software sin perder clientes por el camino
Lo que hace que una migración salga mal casi nunca es la herramienta nueva: es hacerla con todos a la vez y en el peor mes.
Equipo Kunto
Kunto
Cambiar de plataforma da más miedo del que merece. El coste real no es técnico —los datos se mueven— sino de confianza: durante unos días tus clientes reciben instrucciones raras, y si algo falla justo ahí, lo que se lee no es «está migrando», es «esto no funciona».
Por eso el orden importa más que la herramienta. Este funciona.
1. Exporta antes de avisar a nadie
Lo primero, y el mismo día que decides: saca todo de la plataforma actual y guárdalo aunque no vayas a usarlo. Es tu red por si la migración se tuerce, y además es el momento en que descubres si el export es tan completo como decían — mejor descubrirlo con la suscripción todavía viva.
2. Empieza por cinco clientes, no por todos
Los cinco con los que mejor te lleves. Si algo no encaja lo descubres con cinco personas y una conversación, no con ochenta y una avalancha de mensajes el mismo día. Y esos cinco te dicen qué explicar cuando muevas al resto.
3. Ten las dos en paralelo un mes
Pagar dos suscripciones un mes cuesta menos que un fin de semana apagando incendios. Y te quita la presión de tener que terminar: si la nueva no convence, te quedas donde estabas sin haber roto nada.
4. Los cobros, al final
Es la parte que más miedo da y la que hay que mover la última, cuando el resto ya funciona. Un cobro que falla en mitad de una migración no se lee como un problema técnico: se lee como que has desaparecido con el dinero.
5. Avisa con una frase, no con un tutorial
Qué le va a llegar, cuándo y qué tiene que hacer. Tres líneas. Si hace falta un tutorial para que tus clientes entren en la herramienta nueva, la herramienta nueva no era tan buena — y ese es el momento de saberlo, no después.
Cuándo NO hay que migrar
La mitad de las migraciones que salen mal no deberían haber empezado. Tres casos en los que conviene parar:
- Te falta una función y la nueva la tiene, pero el resto lo hace peor — cambiar toda tu operativa por una pantalla es un mal trato. Pregunta primero si está en la hoja de ruta de la que ya usas.
- Estás enfadado con el soporte — es un motivo legítimo para irse y un pésimo momento para decidirlo. Deja pasar dos semanas y vuelve a mirarlo.
- Acabas de pagar el año — no por el dinero, sino porque tener las dos vivas sin prisa es una ventaja enorme que solo se tiene una vez.
El calendario que funciona
| Semana | Qué haces | Qué NO haces |
|---|---|---|
| 0 | Exportas todo de la actual y lo guardas | Avisar a nadie |
| 1 | Montas tu catálogo: plantillas, tipos de sesión, productos | Mover clientes |
| 2 | Cinco clientes, los de más confianza | Tocar los cobros |
| 3-4 | El resto, en dos tandas | Cancelar la anterior |
| 5 | Mueves los cobros | — |
| 6 | Cancelas la anterior, con el export ya a salvo | — |
Seis semanas parecen muchas para algo que técnicamente se hace en una tarde, y ese es justo el punto: lo que tarda no son los datos, es que la gente se acostumbre sin que nada se rompa mientras tanto.
Qué se pierde siempre, y conviene asumirlo
- El histórico de conversaciones. Casi ninguna plataforma lo exporta de forma reutilizable, y no pasa nada: lo que importa del histórico está en las rutinas y en el progreso.
- Las marcas de «visto» y los estados de lectura.
- Los enlaces antiguos que hayas mandado por WhatsApp, que dejarán de abrir. Merece la pena avisarlo.
Lo que NO se puede perder es el progreso del cliente y sus rutinas. Si la plataforma de origen no los suelta en un formato legible, eso no es una migración difícil: es que no puedes irte, y conviene saberlo antes de firmar el año siguiente.
¿Tengo que avisar a mis clientes de que cambio de herramienta?
Sí, pero de lo que les afecta y nada más: qué les va a llegar, cuándo y qué tienen que hacer. No hace falta contar por qué te vas ni qué te ha parecido la anterior — eso es tu conversación, no la suya, y meterles en ella solo genera dudas sobre si esto va a volver a pasar.
¿Puedo migrar solo a la mitad de mis clientes y dejar el resto?
Durante unas semanas sí, y es justo lo que se recomienda. De forma permanente no: llevar dos herramientas a la vez significa dos sitios donde mirar, dos sitios donde cobrar y un día en que se te pasa algo en el que no estabas mirando.
¿Y el histórico de entrenamientos, se pierde?
Depende del export de la plataforma de origen, y por eso se prueba el día uno y no al final. Si las rutinas y el progreso no salen en un formato legible, eso no es una migración difícil: es que no puedes irte, y conviene saberlo antes de renovar el año.
La forma de no volver a pasar por esto es elegir bien la próxima vez. Las diez cosas que lo deciden están en qué mirar antes de pagar un año de software.
Trae tus clientes cuando quieras, y llévatelos igual
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